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La struttura organizzativa del settore Food & Beverage

Alla luce di quanto divulgato negli altri articoli nel blog con riferimento alla vastità̀ ed eterogeneità̀ del settore F&B, s’intuisce come, per sopravvivere, un’attività̀ debba possedere una buona struttura organizzativa al suo interno. Dagli studi economici vediamo l’elemento imprescindibile per una buona gestione: la struttura organizzativa. Suddividere un processo produttivo come un’organizzazione aziendale in fasi significa conferire al processo e all’organizzazione la connotazione di efficienza di cui sarebbe, senza una base schematica, priva.

Conoscere e approfondire il funzionamento delle fasi di un’attività̀, sia essa produttiva o distributiva (o entrambe contemporaneamente, come nella nostra casistica), è la base per l’attuazione di un metodo di gestione di successo poiché la conoscenza delle fasi implica la conoscenza degli agenti che determinano il risultato finale, dal “consumo” di risorse fino alla “creazione” delle stesse, giudicandoli poi efficaci (o meno) e efficienti (o meno).

L’organizzazione gestionale per eccellenza di un’attività appartenente al settore F&B consta delle seguenti macro-fasi:

  • –  Acquisto di materie prime

  • –  Ricezione e controllo delle merci

  • –  Deposito delle merci in magazzino

  • –  Lavorazione e trasformazione

  • –  Servizio e Offerta

Ogni fase è di competenza di un diverso reparto di cui opera sotto la supervisione di un unico responsabile: è il Food & Beverare Manager che controlla che l’acquisto, la ricezione e il controllo delle merci sia avvenuto con successo sia per il reparto bar che per il reparto ristorante, ed è sempre il Food & Beverare Manager che, al passe (punto di incontro tra la sala e la cucina), conferisce il giudizio finale sulla bontà̀ del processo di lavorazione e trasformazione della materia prima.

Non è, però, il Food & Beverare Manager che le svolge in prima persona e il motivo principale è che tali fasi vertono su attività̀ che sono solo una piccola percentuale di tutte quelle che devono essere necessariamente svolte per l’ottenimento di un’operatività̀ efficace, tra le quali attività̀ non catalogate come “attività di produzione”, bensì “di amministrazione” e quindi finanziarie, di controllo di gestione e di reclutamento e selezione di risorse umane e infine di “ideazione del modello di business”, ossia la strategia che si è decisa di perseguire per l’erogazione dell’offerta aziendale, che nella nostra casistica si concretizza nelle decisioni inerenti al menù, al listino bar e all’erogazione del servizio in camera.

Vediamo ora le fasi nel dettaglio:

  1. Acquisto di materie prime

La fase di acquisto di materie prime è la prima e quindi più̀ determinante fase per la buona riuscita del processo operativo. Da essa dipende in primis la bontà̀ della materia prima, poiché́ è di sua competenza l’individuazione e la decisione della stessa, in seguito l’affidabilità̀ e la garanzia dei fornitori, perché́ in essa vengono scelti, e infine la puntualità̀ dell’approvvigionamento del magazzino, perché in essa avviene l’invio degli ordini.

Colui al quale viene affidato l’onere di questa funzione, viene altresì̀ affidato l’incarico di perseguire ciò che in letteratura è noto come dell’acquisto (what, when, where e why) e che consiste nell’insieme dei quesiti che il soggetto deve porsi nel corso del procedimento d’ordinazione.

Elemento critico di questa prima fase è riscontrato nella figura del fornitore. È di grande importanza, ai fini di una buona performance, scegliere il fornitore giusto, che coincida con la figura di un fornitore affidabile, puntuale, aperto al compromesso e dal cui buon rapporto lavorativo si ottengano anche buone condizioni economiche (laddove per “buono” si intende “economicamente vantaggioso”).

Anche la variabile “quantità”, nonostante non sia menzionata nel paradigma delle “Quattro W”, richiede attenzione poiché elevate dimensioni di lotti consegnati implicano elevati costi di gestione, da quelli sostenuti per l’organizzazione fisica degli spazi nel magazzino, a quelli relativi all’osservanza della deperibilità dei viveri nonché quelli indiretti, coincidenti con le spese da sostenere per mantenere le scorte.

  1. Ricezione e controllo delle merci – Deposito di quest’ultime in magazzino (ECONOMATO)

La ricezione delle merci e il deposito delle stesse sono due fasi difficilmente distinguibili poiché talmente ravvicinate a livello di processo da rischiare di sovrapporre la fine della prima con l’inizio della seconda.
La fase di ricezione delle merci implica il controllo qualitativo e quantitativo delle stesse, controllo inteso come confronto tra ciò che è stato ordinato e ciò che è stato effettivamente consegnato. Per il corretto ed efficace svolgimento di questa funzione non è sufficiente la sola capacità d’individuazione della non-conformità tra merci e ordini ma anche conoscenza contabili e manageriali.

Al medesimo soggetto viene poi affidato l’incarico di destinare la merce al magazzino o, laddove necessario, direttamente alla cucina. Il ruolo qui rivestito è di grande importanza perché solo svolgendolo correttamente si avrà una correttezza nella quantità necessaria di merci da utilizzare al fabbisogno, nonché l’ottemperamento delle stesse alla normativa.

  1. Lavorazione e trasformazione

Con la quarta fase ci si addentra nelle attività di “preparazione” alla vera e propria erogazione

del servizio.

La fase di preparazione è critica se analizzata secondo il modello di economia circolare

previsto dalla sostenibilità:

l’obiettivo primario deve coincidere con la minimizzazione degli scarti alimentari destinati a rifiuto attraverso la massimizzazione dell’efficienza operativa. Affinché questo goal sia raggiunto, si ricorre a metodologie di lavorazione standardizzate e all’utilizzo di strumenti che affianchino l’operatore nel perseguirle.

  1. Servizio e Offerta

Fase conclusiva dell’iter organizzativo aziendale nella quale attraverso l’erogazione del servizio, identificato con la vendita di piatti e con procedure di assistenza al cliente, si ottiene l’incasso finale.
Nonostante sia alla fine del processo produttivo e non nel mezzo, essa incide in egual modo nel determinare il risultato finale come successo o fallimento: è la fase in cui emerge la vera efficacia del servizio poiché in essa avviene il primo avvicinamento tra azienda e clientela. Il contatto con il mercato, se attuato nel modo sbagliato, è in grado di condizionare l’opinione del consumatore finale in senso positivo, e quindi offrendogli un bel ricordo di una bella esperienza che vorrà rivivere, o negativo, non facendolo più ritornare. Per tale ragione l’atteggiamento e la cordialità del personale sono caratteristiche imprescindibili e delle quali i responsabili stessi rispondono in prima persona poiché è loro onere motivare e incentivare il personale al successo.

In termini generali, l’approccio sostenibile all’economia è un approccio che prevede la tutela dell’ambiente in primis e degli interessi degli stakeholder. In campo produttivo e precisamente culinario, la minimizzazione degli scarti è ottenuta in misura proporzionale alla tipologia di preparazione, esistendo prodotti finali ottenuti con solo avanzati da altre preparazioni. Esempi ne sono il ragù di carne (da macinato, a sua volta dato da scarti di ritagli di carne), il polpettone e il fumetto di pesce (da lische di pesce avanzate dalle lavorazioni precedenti).

Non si deve tralasciare, inoltre, il ruolo strategico rivestito dallo stesso laddove sia posto al servizio del cliente, poiché deve essere in grado di recepire una mole sufficiente di dati che saranno utilizzati in seguito per delineare la tipologia di offerta.

Come chiarito in precedenza, queste quattro macro-fasi (Acquisto, Ricezione, Controllo delle merci, Lavorazione e trasformazione, Servizio e offerta) esistono per aumentare l’efficienza di processo e di conseguenza la probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Il numero e la tipologia di obiettivi dipende dalla tipologia di azienda, dalla sua struttura e dalla sua dimensione, ma a prescindere dalle determinanti specifiche che la realtà può assumere, rientrano in generale in due macro-categorie: finanziari e/o operativi.

Obiettivi Finanziari:

sono gli obiettivi corrispondenti all’ottenimento di buoni profitti finanziari e quindi ottenuti attraverso un buon volume di vendite, un buon controllo dei costi provenienti dalla gestione e soprattutto attraverso una buona efficienza operativa, risultato di un buon rapporto tra vendite e ricavi e di buona razionalizzazione degli acquisti.

Obiettivi Operativi:

corrispondono alla performance in generale, senza porre il focus sul guadagno. La strategia adottata al fine del loro raggiungimento è una strategia data da una filosofia aziendale che ruota attorno al concetto di qualità, raggiunta sia attraverso l’identificazione con la mission aziendale, sia attraverso l’adozione di un’immagine vincente a scopo comunicativo di reputazione sia infine tramite la generale standardizzazione della qualità dei servizi.

Ciò detto, è intuibile quanto profondamente la componente umana contribuisca al raggiungimento degli obiettivi preposti e della performance generale.
Nella stesura del mio lavoro ho quindi deciso di dedicare alle risorse umane (un altro articolo dedicato nel blog) per comprendere al meglio l’importanza del loro contributo e la difficoltà gestionale che la loro presenza richiede.